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Steuerliches Reisekostenrecht 2014

Seit dem 1.1.2014 sind neue Regelungen zum steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft. Arbeitgeber können die berücksichtigungsfähigen Kosten dem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen bzw. als Betriebsausgaben geltend machen. Oder der Arbeitnehmer kann sie für den steuerfreien Werbungskostenabzug nutzen. Im folgenden die Änderungen im Überblick (s. § 9 EStG).

Nur noch eine „erste“ Tätigkeitsstätte

Künftig hat jeder Arbeitnehmer nur noch eine „erste Tätigkeitsstätte“. Sie ist definiert als die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (s. § 9 Abs. 4 EStG). Der Arbeitgeber sollte im Zweifel die erste Tätigkeitsstätte schriftlich bestimmen.

Entfernungspauschale und Kilometerpauschale

Die Entfernungspauschale gilt jetzt nur noch für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (einfache Entfernung in km x 30 Cent x Arbeitstage). Für alle weiteren Tätigkeitsstätten kann nun immer die Kilometerpauschale für Dienstreisen angesetzt werden: das sind 30 Cent je tatsächlich gefahrenem Kilometer Hin- und Rückweg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und 4a EStG).

Doppelte Haushaltsführung

Abziehbar sind nun die tatsächlich entstandenen Kosten für eine Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 €/Monat. Die Prüfung auf Notwendigkeit und Angemessenheit der Kosten entfällt. Das Vorliegen einer Erstwohnung wird an nachprüfbare Kriterien geknüpft (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte

Dabei handelt es sich nicht um doppelte Haushaltsführung, sondern um Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber veranlasst hat (z.B. bei zeitweiser Versetzung an einen anderen Standort im In- oder Ausland). Finden diese an derselben Tätigkeitsstätte statt, dann ist der steuerfreie Abzug bzw. die steuerfreie Erstattung unbegrenzt in Höhe der nachgewiesenen Kosten zulässig. Erst ab dem 49. Monat erfolgt eine Deckelung auf maximal 1.000 €/Monat (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).

Verpflegungspauschale

Bei einer eintägigen Reise im Inland gibt es nun bereits bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit 12 €/Tag. Bei mehrtätigen Reisen gibt es für den An- und Abreisetag generell 12 €, auch wenn die Abwesenheit weniger als 8 Stunden beträgt. Für die Zwischentage zwischen An- und Abreisetag gibt es jeweils 24 €. Bei Auslandsreisen gelten besondere Regelungen. Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte können die Pauschbeträge für die ersten drei Monate angesetzt werden. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen läuft die Drei-Monatsfrist aber wieder neu (§ 9 Abs. 4a EStG).

Mahlzeitengewährung auf Dienstreisen

Hier geht es um die Frage, wie Mahlzeiten zu behandeln sind, die bei Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten bezahlt werden.

    • Besteht Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so wird diese nunmehr um folgende Beträge gekürzt: für Frühstück um 4,80 €, für Mittag- und Abendessen um jeweils 9,60 €. Das ist z.B. der Fall, wenn der Arbeitgeber die Hotelrechnung inkl. Frühstück übernimmt oder auf der Dienstreise ein übliches Abendessen (maximal 60 €) bezahlt.
    • Besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschale, z.B. bei einer Dienstreise unter 8 Stunden, muss der Arbeitnehmer die Mahlzeit mit dem sog. amtlichen Sachbezugswert als geldwerten Vorteil versteuern (Frühstück 1,63 €, Mittag-/Abendessen 3 €). Dies kann über eine Zuzahlung des Arbeitnehmers vermieden werden, z.B. über einen entsprechenden Abzug bei der Reisekostenerstattung.

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten ist im Einzelfall kompliziert, aber gestaltbar – man muss nur wissen, wie. Überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater Ihre typischen betrieblichen Reisekostenfälle und die dafür erforderlichen Nachweise.

Veröffentlicht durch: Dipl. oec. Marco Reimann, Wirtschaftsprüfer

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