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Buchführung im digitalen Zeitalter

Seit dem 1.1.2015 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie sollen dem Einzug der digitalen Datenverarbeitung in die Unternehmen Rechnung tragen und Bürokratie abbauen. Doch davon ist in den neuen GoBD wenig zu erkennen – im Gegenteil. Sie machen grundlegende Umstellungen der aktuellen Buchführungssysteme erforderlich und verschärfen die Rechtslage. Nachfolgend die für die Praxis relevantesten Grundsätze:

Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners

Nur in branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung) dürfen Sie künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners verzichten. Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die Handelsbilanz andererseits, ist unzulässig.

Dokumentation der Löschung / Änderung von Aufzeichnungen

Sie müssen sicherstellen, dass Veränderungen von Daten nachträglich noch erkennbar sind. Werden z.B. abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (auch Rechnungen) durch Zusammenführung der Stammdaten von Kunden und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze lesbar gemacht, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt aufbewahrt sein.

Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren

Nehmen Sie bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug, ohne diesen Vorgang zu konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.

Keine Buchung ohne Beleg

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird von der Finanzverwaltung gefordert und bezüglich des Mindestinhalts konkretisiert. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird detailliert festgeschrieben.

Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers

Als Steuerpflichtiger haben Sie anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System dem dokumentierten entspricht – auch dann, wenn Sie diese Aufgaben ausgelagert haben.

Datensicherheit

Sie müssen nachweisen, welche Maßnahmen Sie zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie Sie sie im Einzelnen eingesetzt haben.

Aufbewahrung der elektronischen Daten

Die gemäß GoBD erforderlichen Daten dürfen Sie nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können.

Datenzugriff des Finanzamts

In welcher Form die Daten für den Datenzugriff bei Prüfungen usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht im freien Ermessen des Finanzamts. Bei unmittelbarem Datenzugriff müssen Sie gewährleisten, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.

Zertifikat und Testat eines DV-Systems

Als Unternehmer tragen Sie die alleinige Verantwortung dafür, dass das von Ihnen eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht. Die Finanzbehörde bescheinigt dies nicht mehr. Sie können sich ihr gegenüber auch nicht auf Zertifikate Dritter (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage) berufen.

Veröffentlicht durch: Dipl. oec. Marco Reimann, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

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