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Lohnsteuer-Nachschau – wenn das Finanzamt klingelt

Was für den Bereich der Umsatzsteuer schon lange gilt, ist seit zwei Jahren auch für die Lohnsteuer zulässig: die unangemeldete Überprüfung durch Finanzbeamte vor Ort im Betrieb. Diese sogenannte „Lohnsteuer-Nachschau“ (§ 42g EStG) dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit – hier konkret der Lohnsteuerhinterziehung. Wer bisher als Arbeitgeber noch keinen „Besuch“ bekam, könnte in Zeiten des neuen Mindestlohns erstmals betroffen sein. Im Folgenden die wichtigsten Punkte aus dem Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom Oktober 2014.

Wozu dient die Lohnsteuer-Nachschau?

Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung, sondern ein prüfendes „Nachschauen“ bzw. Überprüfen von Sachverhalten, die eine Lohnsteuerpflicht begründen. Ziel ist es, „einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb zu gewinnen“ (BMF-Schreiben). Damit soll überprüft oder festgestellt werden, wie viele lohnsteuerpflichtige Beschäftigungsverhältnisse bestehen und ob der Arbeitgeber dafür Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt hat.

Wie läuft die Lohnsteuer-Nachschau ab?

Der Finanzbeamte erscheint zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten im Betrieb oder auf der Baustelle, und zwar unangemeldet. Der Arbeitgeber muss ihm Zugang gewähren. Das „Nachschauen“ beinhaltet aber kein Durchsuchungsrecht des Prüfers. Der Arbeitgeber ist allerdings verpflichtet, alle relevanten Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Das betrifft auch die elektronischen Daten. Der Prüfer muss sie entweder am Computer oder in einem sofort gefertigten Ausdruck einsehen können.

Was geschieht bei Anlass zu Beanstandungen?

Falls der Prüfer Fehler oder Unstimmigkeiten entdeckt, Sachverhalte noch weiter ermittelt werden müssen oder eine Dateneinsicht nicht möglich ist, kann die Lohnsteuer-Nachschau nahtlos in eine Lohnsteuer-Außenprüfung nach §§ 199 ff. AO übergehen. Diese muss dann der Arbeitgeber ohne zeitliche Vorankündigung und damit ohne Vorbereitungszeit über sich ergehen lassen. Nachteilig ist darüber hinaus, dass der Finanzbeamte Kontrollmitteilungen zu anderen Steuerarten erstellen darf, sofern er bei der Lohnsteuer-Nachschau dazu kritische Informationen gewonnen hat.

Was Sie als Arbeitgeber tun können

Achten Sie darauf, dass sich der Prüfer ordnungsgemäß ausweist und die Lohnsteuer-Nachschau ausdrücklich mündlich anordnet. Ergänzend soll er Ihnen zu Beginn den bundeseinheitlichen Vordruck „Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau“ übergeben. Er muss Sie über Anlass, Umfang und voraussichtliche Dauer der Lohnsteuer-Nachschau informieren und Sie zu Ihren Rechten und Pflichten im Verfahren informieren.

Vergessen Sie nicht: es geht ausschließlich um lohnsteuerrelevante Vorgänge. Erteilen Sie nur dazu Auskunft und gewähren Sie nur Einsicht in die dafür erforderlichen Unterlagen und Daten. Selbstverständlich können Sie Ihren Steuerberater hinzuziehen, entweder am Telefon oder persönlich, wenn Sie Fragen zum Ablauf haben. Der Prüfer darf Ihnen das nicht verwehren. Ihr Steuerberater hilft Ihnen auch gerne bei einem vorbeugenden Check-Up, ob Ihre Lohnunterlagen und die Lohnbuchhaltung prüfsicher sind.

Veröffentlicht durch: Dipl. oec. Marco Reimann, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

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